Jotta tiedetään, mitä pitäisi kehittää, tulee selvittää mikä on nykytilanne. Siinä hyvänä apuna toimii ulkopuolisen tahon näkemys sekä vertailu muihin alan toimijoihin. TechVillan TUDI 4.0 -hankkeessa on kehitetty työkalu, jolla on tehty jo yli kahdenkymmenen yrityksen materiaalitoimintojen katselmointi. Tässä on esimerkkinä yhden yrityksen katselmuksen suoritus ja sen havainnot.
Materiaalitoimintojen katselmus suoritettiin asiakasräätälöityä metallialan valmistusta tekevässä pk-yrityksessä, Uudenmaan alueella. Yrityksen liikevaihto on alle 10 m€ ja heillä on noin 60 työntekijää, joista yleensä kaksi hoitaa varastoa. Nimikkeistä noin 300 tilataan varastoon ja lähes saman verran tulee suoraan työlle kohdistettuina.
Katselmuksen kesto oli noin neljä tuntia ja siinä oli arvioitavasta yrityksestä mukana kaksi henkilöä, jotka tuntevat toiminnan hyvin. Lisäksi TechVillasta oli mukana kaksi henkilöä, joista toisen vahvuus on logistiikan osaaminen ja toisella valmistavan teollisuuden osaaminen. Ennen katselmusta arvioitavalle yritykselle lähetettiin muutama esitietokysymys ja kevyet valmistautumisohjeet, jotka helpottivat katselmuksen toteuttamista. Itse katselmuksen aikana käytiin läpi noin sadan kysymyksen lista, jonka kysymykset oli jaettu eri osa-alueisiin ja teemoihin. Jokainen arviointiin osallistuva pisteytti omat arvionsa asteikolla 1-4, jossa 1 on heikoin ja 4 paras arvosana.
Arviointiin kuului alkukeskustelu, jossa tutustuttiin yrityksen perustietoihin, asiakkaiden odotuksiin, pohjakuvaan sekä siihen, miten materiaalivirta kulkee sieltä mistä materiaalit tulevat sisään, sinne mistä materiaalit lähtevät ulos. Tämän jälkeen lähdettiin tutustumaan fyysisesti tähän materiaalivirtaan yrityksen tiloissa ja samalla tekemään arviointeja niihin kysymyksiin, jotka voitiin havainnoida kierroksen aikana. Kierroksen jälkeen käytiin läpi vielä loput kysymykset, jotka ovat sellaisia, joita ei voi arvioida kierroksen aikana. Tämän jälkeen sovittiin ajankohta erilliselle, noin tunnin mittaiselle tulospalaverille.
Tulospalaverissa käytiin läpi kaikkien tekemät arviot, niiden myötä tulleet eri osa-alueiden pisteet sekä tehdyt havainnot vahvuuksista, kehityskohteista ja yhteenveto katselmuksen tuloksesta. Eri osa-alueiden pisteitä pystyttiin myös vertaamaan muiden saman tyyppisten yritysten saamiin pisteisiin. Parhaat osa-alueet arvioinnin perusteella olivat sisäiset asiakkaat sekä tilat ja siisteys. Heikoimpia osa-alueita olivat tietojärjestelmien käyttö sekä tiimityö ja johtaminen.
Verrattaessa muihin saman toimialan ja kokoluokan yrityksiin, ovat yrityksen saamat pisteet hieman keskimääräistä heikommat. Tosin asiakaskeskeisyydessä sekä työympäristössä tulos on muita osa-alueita parempi.
Katselmuksen sanallisia havaintoja olivat
Vahvuudet:
Räätälöityjen tuotteiden tekeminen asiakkaan tarpeeseen
Kehityskohteet:
Toimintaa tukeva tietojärjestelmä (ERP / MES / WMS) mahdollistaisi:
- Paremman vastaanottoprosessin
- Varastopaikkojen käytön ja paikkakohtaiset saldot
- Jatkuvan inventoinnin (esim. 0-paikka inventointi)
- Tuoterakenteet kuntoon / saldojen vähennys esim. keräilyn kuittauksien kautta (keräilyprosessi)
- Reaaliaikaiset nimikkeiden saldotiedot
- Täydennysten tilaaminen ehdotusten kautta lähes automaattisesti
- Parempi tuotannon suunnittelu, imuohjaus ja hienokuormitus
- Työvaiheiden kuittaukset ja todellisten vaiheaikojen seuranta
- Järjestelmästä tulevat tulosteet (nyt tehdään paljon manuaalista tuotteiden merkintää käsin)
- Toiminnan mittaaminen ja kehittäminen datan perusteella
Siisteys ja järjestys (esim. 5S -käyttöön)
- Visuaalisten menetelmien käyttö, kaikelle tarpeelliselle merkitty oma paikka
- Työpisteet (mm. työkalut kasassa työpöydällä)
- Varastoalueet (romua hyllyissä, tavaraa hyllyjen edessä)
- Sovittu tavoitetaso, vastuualueet ja säännölliset tarkistuskierrokset
Layout
- Hyllyjen sijainti ja käyttö (mm. valmiit tuotteet)
- Solujen sijoittaminen siten, että risteäviä tavaraviroja tulisi mahdollisimman vähän
Päivittäisjohtaminen
- Selvät päivittäiset tavoitteet ja työjonot (kiire keikkoja tulee aina, jotka muuttavat tilannetta)
Yhteenveto
Toimintaa tukevan tietojärjestelmä puute on melko ilmeinen. Monta asiaa tehdään työläästi ja manuaalisesti, koska ei ole järjestelmää, joka ohjaisi ja auttaisi toimimaan järjestelmällisemmin. Joitain asioita voitaisi toki tehdä järjestelmällisemmin ilmankin tietojärjestelmää, mutta esim. saldojen ja varastopaikkojen ylläpito käy melko työlääksi manuaalisella tavalla, ilman siihen suunniteltua järjestelmää